Firmy będą przechowywać dokumentację ewidencji czasu pracy nawet 10 lat

Opublikował(a) Franciszek Bordowski dnia 5 kwietnia 2016 w kategorii Biznes, Prawo, Prawo pracy, Własna firma | 0 komentarzy

Zmiana czasu na zimowy i jej konsekwencje

Marylin Roxie (flickr)

Wprowadzenie minimalnej stawki godzinowej dla pracujących na zlecenie wpłynie nie tylko na zarobki tych osób. Zdecydowanie utrudni też funkcjonowanie firmom, które będą musiały latami przechowywać dokumentację ewidencji czasu pracy.

Wprowadzenie minimalnej stawki godzinowej namiesza nie tylko w umowach między firmami a zleceniodawcami i samozatrudnionymi oraz w ich systemie płacowym. Spowoduje również ogromne zamieszanie w księgowości przedsiębiorstw zatrudniających osoby pracujące na zlecenie. Żeby móc się uczciwie rozliczać z tego typu pracy, firmy będą musiały prowadzić skrupulatnie wypełnianą ewidencję czasu pracy podwładnych. Co więcej, będą musiały archiwizować cała tą dokumentację. Najczarniejszy scenariusz zakłada, że ten obowiązek obejmie aż 10 lat od momentu wystawienia dokumentu!

Ustawa została skonstruowana tak, że firmy na pewno nie będą wymigiwały się od ewidencjonowania czasu pracy podwładnych, bo jeśli nie zanotują pewnych obecności w pracy, to pracownik będzie mógł przedstawić własne rozliczenie, a niekompetentny pracodawca będzie musiał mu uwierzyć, akceptując rachunek. Dla pracodawców najlepszym rozwiązaniem jest ustalenie ścisłych zasad potwierdzania godzin wykonania pracy. Rząd pozostawia firmom wolną rękę i mogą wybrać dowolną metodę zliczania przepracowanych godzin. Można spodziewać się, że popularne będą czytniki, karty wstępu czy wpisy do komputera służbowego.

Bez względu na rodzaj systemu ewidencjonowania pracowników, firmy będą musiały przechowywać nie tylko spisane wykazy przepracowanych godzin, ale również rachunki, faktury oraz sprawozdania zleceniobiorców. Okres przetrzymywania dokumentów zależny będzie od konkretnego przypadku, ponieważ zależny jest od okoliczności, w jakich zawarto umowę, od sposobu wykonywania obowiązków zawodowych, a także od możliwych roszczeń. Jeśli pojawią się roszczenia, np. o wynagrodzenie, to czas ich przechowywania zajmie min. 2 lata. W przypadku roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej, będą to 3 lata, a w innych przypadkach aż 10 lat.

Na szczęście, pracodawcy będą mogli przechowywać wszystkie dokumenty w formie elektronicznej, czyli na firmowych serwerach czy w tzw. chmurze. To pozwoli im ominąć znaczne koszty związane z ewentualnym magazynowaniem dokumentacji pracowniczej.