Organizacja czasu wolnego i pracy

Opublikował(a) Maciej Gielewicz dnia 30 grudnia 2010 w kategorii Praca | 0 komentarzy

Czy często zdarza ci się na koniec dnia stwierdzić, że zabrakło ci czasu na załatwienie większości spraw, a jednocześnie zbyt wiele nie zrobiłeś? Masz problemy z organizacją czasu!

Czasu brakuje wtedy, gdy jest on źle zaplanowany. Czy osoby, które notorycznie się spóźniają, robią tak ze względu na wyjątkowo napięty grafik dnia? Nie. Po prostu nie panują nad tym, co się dookoła nich dzieje. Niewielu z nas ma rzeczywiście tyle na głowie, aby nie było w stanie tego wszystkiego zrobić. Problemem jest brak planu – chaotyczne podejście do swoich obowiązków skutkuje tym, że je zaniedbujemy.

Brak organizacji czasu lub źle skonstruowany plan mogą prowadzić do efektu błędnego koła. Powstają zaległości, czujemy się nimi przytłoczeni, do tego nadrabiamy je kosztem bieżących obowiązków. W ten sposób obsuw w grafiku powiększa się. Czasu mamy coraz mniej, a dzień się nie wydłuża. Poradzenie sobie z tym problemem to nie tylko kwestia osiągnięcia lub nieosiągnięcia sukcesu. To także rzecz kluczowa dla naszego zdrowia, ponieważ chaos i frustracja szybko odbiją się na naszym samopoczuciu.

Podstawowa rzecz do wykonania to lista zadań. Jeśli ją sporządzimy, będziemy mieli narzędzie, dzięki któremu zapanujemy nad swoim czasem. Wypisanie obowiązków pozwoli nam uświadomić sobie, co rzeczywiście mamy do zrobienia. Nasza praca może się stać efektywna. Co więcej – zrealizowanie planu to gwarancja tego, że wygospodarujemy dla siebie wolny czas, kiedy nie będziemy się stresować. Poza tym pod koniec dnia będziemy mieli poczucie satysfakcji i spełnienia wiedząc, iż zrealizowaliśmy grafik.

Sporządzając plan weź pod uwagę to, że nie wszystko da radę przewidzieć. Zarządzenie czasem to tworzenie mądrej strategii, która elastycznie dopasowuje się do realiów. Niespodziewane wydarzenia są tak istotne w grafiku, że zaleca się, aby nawet 40% czasu przeznaczyć na czynności nieoczekiwane. Przede wszystkim pamiętaj, iż twoja lista zadań musi być realistyczna. Najlepiej zacząć od wersji łagodnej, z dużym zapasem i dokładać sobie obowiązki, gdy się zauważy, że zrealizowanie obecnej rozpiski nie przysparza nam problemów.

Kluczowe znaczenie dla zarządzania czasem ma hierarchizacja zadań. Można ją przeprowadzić dopiero po sporządzeniu ich listy. Musisz określić, co jest mniej a co bardziej ważne. Dzięki temu w razie potrzeby będziesz mógł skupiać się na priorytetowych czynnościach, pozostałe przesuwając na inne dni. Nie stresuj się tym „przesuwaniem”! Plan musi posiadać sporą dozę elastyczności. Dlatego też warto rozpisywać obowiązki z podziałem na kategorie określające termin wykonania, np. „Dziś”, „W tym tygodniu”, „W tym miesiącu”.

Ważne jest, aby zapisując plan poszczególne zadania formułować w postaci łatwych do zrozumienia poleceń. To muszą być zdania, nad którymi nie będziesz się zastanawiał („Co ja tu miałem na myśli?” albo „Ale jak mam to zrobić”). Do tego dorzuć szacunkowy czas wykonania. Oczywiste jest, iż nie określisz go bardzo precyzyjnie, jednak bez problemu osiągniesz wystarczające mniej-więcej. Ocena czasochłonności zadań polepszy ci się wraz z systematycznym planowaniem.

Na koniec pozostawiłem pytanie, które tak naprawdę musisz sobie postawić zanim cokolwiek zaplanujesz – jakie są twoje cele? Dopiero ich określenie pozwoli ci sporządzić sensowną listę zadań i odpowiednio je zhierarchizować. To co chcesz osiągnąć może być mniej lub bardziej odległe w czasie, wiązać się z życiem prywatnym lub zawodowym. Istotne jest, abyś wiedział do czego dążysz. Dzięki temu będziesz mógł określić, co cię do tego zbliża, a organizacja czasu stanie się narzędziem, dzięki któremu spełnisz swoje marzenia.