Firmowa papierologia, czyli uciążliwa archiwizacja dokumentów

Opublikował(a) Aleksandra dnia 7 października 2011 w kategorii Prawo, Prawo gospodarcze | 0 komentarzy

Polskie zamiłowanie do nadmiaru pracy papierkowej jest znane nie od dziś. Jednak, czy jest sens, żeby firmy przez 50 lat przechowywały dokumenty dotyczące pracowników?

Dla przedsiębiorców jest to prawdziwy koszmar. Tony zalegających papierów, które muszą być odpowiednio przechowywane, przymus znalezienia dla nich miejsca i orientowania się w tym, gdzie leżą konkretne dokumenty, tak by móc je szybko odnaleźć, jeśli pojawi się kontrola w przedsiębiorstwie.

Problem jest poważny, bo dokumentacja pracownicza musi być przechowywana przez 50 lat nawet, jeśli pracownik pojawił się w pracy jedynie dwukrotnie! Okazuje się przy tym, że aby prawidłowo przechowywać dokumenty, firmy muszą sporo płacić. Jest to wymagane, bo w końcu w takich papierach znajdują się dane osobowe, które nie mogą ujrzeć światłą dziennego bez zgody osoby, której dotyczą.

Ochrona danych osobowych oraz przymus przechowywania tych dokumentów to mieszanka wybuchowa doprowadzająca przedsiębiorców do białej gorączki.

Przedsiębiorcy ubiegają się o skrócenie okresu obowiązkowego przechowywania dokumentacji nawet do zaledwie 5 lat. Poza tym, walczą o możliwość archiwizacji papierów w formie elektronicznej.

Okazuje się jednak, że taka opcja byłaby droższa i trudniejsza do zrealizowania, Jak zaznaczają specjaliści, nośniki elektroniczne wymagają regularnego sprawdzania ich stanu oraz kontrolowania ich czystości, ponieważ mogą się w nich pojawiać błędy, wirusy. Przymus wyjątkowego dbania o nie powoduje, że należałoby zatrudniać osoby odpowiedzialne za ich stan. W rezultacie, przechowywanie dokumentacji byłoby droższe niż dotychczas.